U kunt binnen uw account meerdere profielen beheren, alle verkopen, inkopen en rapportages bevatten altijd alle data. U kunt dus niet meerdere gescheiden administraties binnen hetzelfde account voeren. Handelt u onder meerdere namen maar met hetzelfde BTW nummer dan kunt u zonder problemen van meerdere profielen gebruik maken. Gebruikt u verschillende BTW nummers dan kunt u het beste alle activiteiten per BTW nummer gescheiden onderbrengen. Neem voor een passende aanbieding contact met ons op.
Scenario 1: U handelt onder meerdere namen, u zou graag per profiel een andere afzender, bankrekening en email teksten willen hanteren.
Maak een extra profiel en stel beide profielen zo in dat deze overeenkomen met uw handelsnamen.
Scenario 2: U handelt onder één naam, u wilt echter uw zakelijke klanten andere betaalcondities meegeven dan uw particuliere.
Maak een extra profiel en pas de betaalmethoden alsook de email teksten aan deze condities aan.
Per profiel kunt u de volgende gegevens wijzigen:
- NAW, bank- en contactgegevens
- Factuur-, offerte- en inkoopordernummering
- Standaard bijlagen
- Betaalmethodes
- E-mail teksten
- E-mail afzender
- SMTP server
Per profiel maakt u vervolgens een layout aan, een layout kunt u aanmaken voor:
- Facturen
- Offertes
- Pakbonnen
- Inkooporders
Bij het opstellen van een van bovenstaande documenten kiest u een layout waarmee automatisch het bijbehorende profiel geactiveerd wordt.
Wilt u wel meerdere profielen maar slechts één opvolgende nummering, dat kan ook. U kunt profielen aan elkaar koppelen. Zo kunt u bijvoorbeeld wel verschillende email teksten gebruiken voor reguliere facturen en incasso opdrachten maar wel dezelfde logische nummering behouden.